Comment créer un fichier de prospection de zéro, étape par étape

Étape 1 : décrivez votre cible en un paragraphe

Un fichier de prospection ne vaut que par la définition qui le précède. Avant de collecter le moindre nom, rédigez une courte description des entreprises visées : leur activité, leur localisation, leur taille approximative et la situation qui les rend susceptibles d'avoir besoin de vous.

Par exemple : « Cabinets de kinésithérapie indépendants à Lyon et dans sa métropole, de deux à six praticiens, sans prise de rendez-vous en ligne. » Ce paragraphe vous dit où chercher, quoi vérifier et quoi écarter. Sans lui, vous obtenez une longue liste d'entreprises vaguement liées et aucune raison de contacter l'une d'elles.

Étape 2 : choisissez vos sources

Aucune source n'est complète. Combinez-en deux ou trois et croisez-les.

• Les fiches d'établissement sur les cartes en ligne et les sites d'avis : idéales pour les commerces, restaurants, artisans et cabinets, avec adresse, téléphone, site, horaires et avis.
• Le registre officiel et les annuaires d'entreprises (annuaire des entreprises, Pappers, Societe.com) : raison sociale, SIREN, code NAF, date de création. Utile pour repérer les créations récentes.
• Les ordres et fédérations professionnelles : annuaires des membres des professions réglementées.
• La CCI, la Chambre de métiers et de l'artisanat, les listes d'exposants des salons et les clubs d'entreprises locaux.
• Le site de chaque entreprise : la page contact, les mentions légales et la page équipe donnent souvent l'e-mail, le téléphone et le nom du dirigeant.
• L'achat de fichier : possible, mais vérifiez comment les données ont été collectées et si les personnes ont été informées, car vous restez responsable de leur utilisation.

Étape 3 : fixez vos colonnes avant de commencer

Définissez la structure une fois pour toutes, dans un tableur ou un CRM, et remplissez-la de la même façon pour chaque entreprise. Des colonnes homogènes permettent ensuite de trier, filtrer et relancer. Restez sobre : chaque colonne supplémentaire devra être tenue à jour.

• Nom de l'entreprise, activité et ville.
• Site web, adresse générique, téléphone, et contact nominatif s'il est publié.
• Source de la donnée et date de collecte.
• Signal de besoin : ce que vous avez constaté (pas de site, pas de réservation en ligne, peu d'avis, nouveau local).
• Priorité simple : A, B ou C.
• Statut : à contacter, contacté, a répondu, rendez-vous, client, pas intéressé, ne plus contacter.
• Date du dernier contact et prochaine action.

Étape 4 : collectez et qualifiez

Travaillez une zone et une catégorie à la fois. Pour chaque entreprise, ouvrez sa fiche et son site, remplissez les colonnes et notez le signal en quelques mots. Si vous ne trouvez aucune raison pour laquelle elle aurait besoin de vous, classez-la en C ou écartez-la : mieux vaut un fichier plus court de prospects pertinents qu'une longue liste que vous n'exploiterez jamais.

La qualification sert aussi à repérer les critères d'exclusion : une entreprise fermée, une franchise où tout se décide au siège, une société liée à un concurrent par un contrat long. Notez-les pour ne pas rechercher deux fois la même entreprise.

1. Recherchez un type d'entreprise dans une ville ou un quartier.
2. Pour chaque résultat, vérifiez qu'il est toujours ouvert et correspond à votre cible.
3. Ouvrez son site et notez les coordonnées publiées, ainsi que la page où vous les avez trouvées.
4. Notez un signal observé et attribuez une priorité.
5. Ne passez à la ville ou à la catégorie suivante qu'une fois ce lot terminé.

Étape 5 : nettoyez le fichier

Avant le premier envoi, supprimez les doublons (la même entreprise trouvée dans deux sources, souvent sous des noms légèrement différents), vérifiez que les adresses e-mail sont bien formées et retirez les établissements manifestement fermés. Écrire à des adresses invalides abîme votre réputation d'expéditeur et vous fait perdre du temps.

Tenez à part une liste repoussoir de toutes les personnes qui ont demandé à ne plus être contactées. Comparez-y chaque nouvel import, pour qu'un refus ne soit jamais ignoré par erreur.

Étape 6 : faites-le vivre, en restant conforme

Un fichier de prospection vieillit dès qu'il est créé : des entreprises ferment, déménagent ou changent de gérant. Mettez à jour le statut et la date après chaque contact, et programmez une revue des prospects que vous n'avez pas sollicités depuis longtemps.

Si le fichier contient des données personnelles (une adresse nominative, le portable d'un artisan), le RGPD s'applique. La CNIL indique que les données d'un prospect peuvent être conservées trois ans à compter du dernier contact émanant de lui. Stockez le fichier de façon sécurisée, ne le partagez qu'avec les personnes qui en ont besoin et conservez l'origine de chaque contact pour pouvoir l'indiquer à la personne concernée.

Où LeadsIt vous aide

LeadsIt automatise les étapes 2 à 4 pour les entreprises locales : une recherche par type d'entreprise et par ville renvoie nom, adresse, téléphone, site, les e-mails et réseaux sociaux publiés sur chaque site, la note, et des signaux comme l'absence de site, avec export CSV et CRM intégré dès le pack de 10 crédits. Définir la cible et nettoyer le fichier final reste à votre charge.

Questions fréquentes