Mail de relance d’un prospect : calendrier, modèles et limites
Un bon mail de relance arrive trois ou quatre jours ouvrés après le premier e-mail, apporte un élément nouveau et tient en cinq lignes. Prévoyez trois relances au maximum sur trois à quatre semaines, en changeant d’angle à chaque fois, puis un dernier message qui clôt l’échange poliment. Voici le calendrier, six exemples à adapter, le moment où il vaut mieux appeler et ce qu’impose la CNIL quand un prospect refuse d’être recontacté.
Pourquoi le silence n’est pas forcément un refus
Un gérant de commerce ou un artisan lit ses e-mails entre deux clients, dans la camionnette, après la fermeture. Votre premier message peut tomber au mauvais moment et disparaître sous les factures fournisseurs. Une absence de réponse peut vouloir dire « pas vu » ou « pas maintenant » autant que « non ».
Le problème n’est pas la relance, c’est la mauvaise relance : « je me permets de revenir vers vous » sans rien de neuf, ou cinq messages en cinq jours. Si votre premier e-mail n’est pas encore au point, commencez par ces trois modèles d’e-mail de prospection pour les commerces : une relance ne rattrape pas un message de départ vague.
Le calendrier des relances
Pour une petite entreprise qui ne vous connaît pas, un premier e-mail suivi de trois relances suffit. Au-delà, vous passez pour insistant, et chaque signalement en spam abîme la réputation de votre nom de domaine d’envoi.
| Envoi | Quand | Rôle du message |
|---|---|---|
| Premier e-mail | J0 | Une observation précise sur l’entreprise, une offre, une question simple |
| Relance 1 | J+3 à J+4 ouvrés | Courte, dans le même fil, avec un détail nouveau |
| Relance 2 | J+8 à J+10 | Nouvel angle : une idée ou un exemple propre à cette entreprise |
| Appel | Entre la relance 2 et la 3 | Un appel court si un numéro est publié |
| Dernier message | J+20 à J+25 | Clore l’échange et laisser la porte ouverte |
Comptez en jours ouvrés et visez les heures creuses du métier : un restaurateur a peu de chances de lire ses e-mails à midi ou à 20 h, un plombier les lira plutôt tôt le matin ou le soir.
Ce qu’il faut changer à chaque relance
Une relance qui répète le premier e-mail ne sert à rien. Changez au moins un de ces éléments à chaque envoi :
- L’angle : le premier e-mail parlait de l’absence de site, la relance parle des clients qui cherchent sur leur téléphone le soir et tombent sur un concurrent.
- La preuve : une capture de leur fiche d’annuaire sans lien, une maquette de page d’accueil faite avant qu’ils ne paient, un site que vous avez livré pour le même métier.
- Le format : une question fermée à la place d’un paragraphe, une liste de trois points, une proposition d’appel de dix minutes.
- La demande : on passe de « est-ce que ça vous intéresse ? » à « est-ce un sujet pour cette année, oui ou non ? ».
- La longueur : chaque relance est plus courte que la précédente, et jamais de plaquette PDF jointe à un inconnu.
Des objets de relance qui restent honnêtes
L’objet doit dire de quoi parle le message, sans faux « RE: » ni urgence inventée. Quelques formats possibles pour un commerce ou un artisan :
- « [Entreprise] : une question rapide »
- « Votre page d’accueil, en brouillon »
- « Plombier à Rennes : ce que voit un client sur mobile »
- « Suite à notre échange de mardi »
- « Je clos le sujet »
Vous pouvez tester plusieurs formulations avec le générateur d’e-mails de prospection, puis réécrire le résultat avec vos mots.
Six exemples de mail de relance à adapter
Ces modèles supposent que votre premier e-mail pointait un problème concret : pas de site, un site illisible sur mobile, pas de réservation en ligne. Remplacez les crochets et écrivez vous-même l’observation : un dirigeant repère vite un publipostage.
Relance 1 : mail de relance pour non-réponse (J+3, même fil)
Bonjour [Prénom], Je reviens sur mon message ci-dessous avec un détail que je n’avais pas vu : [un élément nouveau et précis, par exemple vos horaires n’apparaissent que sur une photo]. Voulez-vous que je vous envoie en deux lignes comment le corriger ? Si ce n’est pas le moment, aucun souci. [Votre nom]
Relance 2 : nouvel angle avec la maquette (J+8, même fil)
Bonjour [Prénom], Une idée plutôt qu’un nouvel argumentaire : quelqu’un qui cherche un [métier] à [ville] sur son téléphone veut trois choses tout de suite, votre numéro, votre zone d’intervention et une raison de vous faire confiance. Aujourd’hui, [nom de l’entreprise] affiche [ce qui manque]. J’ai préparé une maquette d’une page de ce que cela pourrait donner chez vous. Je vous l’envoie ? [Votre nom] [Téléphone]
Relance après envoi d’un devis (J+5 après l’envoi)
Objet : Votre devis pour le site de [Entreprise]
Bonjour [Prénom], Avez-vous pu regarder le devis envoyé le [date] ? Je vous le remets en pièce jointe. S’il y a une ligne qui ne vous convient pas, le délai, le nombre de pages ou le paiement, dites-le moi : je peux proposer une version plus simple pour démarrer. Le devis reste valable jusqu’au [date de fin de validité]. [Votre nom]
Relance après un rendez-vous (le lendemain)
Objet : Suite à notre échange de [jour]
Bonjour [Prénom], Merci pour le temps accordé [jour]. Pour résumer ce que j’ai noté : - [besoin 1, par exemple prendre des rendez-vous en ligne] - [besoin 2] - [contrainte, par exemple ouverture prévue en mars] Prochaine étape proposée : je vous envoie un devis d’ici [date]. Est-ce que cela vous convient, ou ai-je oublié quelque chose ? [Votre nom]
Relance « bonne personne ? » (nouveau fil)
Objet : [Entreprise] : à qui m’adresser ?
Bonjour, Je vous ai écrit au sujet de [sujet] sans savoir si j’étais au bon endroit. Qui s’occupe de [site internet / communication] chez [Entreprise] ? Un prénom me suffit, je ne vous relancerai pas sur cette adresse. Merci d’avance, [Votre nom]
Dernier message (J+20 à J+25)
Objet : Je clos le sujet
Bonjour [Prénom], Sans retour de votre part, j’en déduis que ce n’est pas le bon moment et j’arrête de vous écrire à ce sujet. Si cela change, répondez simplement à cet e-mail et je reprendrai là où nous en étions. Bonne continuation à [Entreprise], [Votre nom]
Le dernier message n’est pas une ruse : c’est réellement le dernier. Vous le respectez, sans nouvel envoi sur ce sujet tant que la personne ne vous recontacte pas.
Quand appeler plutôt que relancer par e-mail
Pour un artisan ou un commerce, le téléphone peut débloquer ce que l’e-mail ne débloque pas. Sur LeadsIt, environ 9 entreprises trouvées sur 10 publient un numéro de téléphone : vous avez donc souvent ce choix. Appelez plutôt qu’écrire dans trois cas :
- Après deux relances sans réponse : l’adresse est peut-être une boîte que personne ne lit.
- Après l’envoi d’un devis : une question de deux minutes au téléphone peut régler une hésitation que le prospect ne prendra pas la peine d’écrire.
- Quand le prospect a ouvert le sujet (« on en reparle ») : rappelez à la date dite, pas une semaine plus tard.
Trame d’appel après deux e-mails
Bonjour, [Votre nom], je suis créateur de sites à [ville]. Je vous ai écrit la semaine dernière au sujet de votre présence en ligne, je ne sais pas si le message vous est parvenu. En deux mots : [observation précise]. J’ai préparé une maquette de page d’accueil pour [Entreprise]. Est-ce que je peux vous l’envoyer, ou préférez-vous que je passe vous la montrer ?
Si l’on vous répond « pas intéressé », remerciez, notez-le et retirez la personne de vos relances. Insister après un refus clair n’a pas de sens.
Opposition et désinscription : ce que dit la CNIL
Entre professionnels, la prospection par e-mail ne demande pas de consentement préalable, à deux conditions posées par la CNIL : le message doit avoir un rapport avec la profession de la personne contactée, et celle-ci doit avoir été informée de l’utilisation de son adresse et pouvoir s’y opposer. Chaque message, relances comprises, doit indiquer clairement qui l’envoie et offrir un moyen simple de refuser les prochaines sollicitations.
- Ajoutez sous la signature une ligne du type « Pour ne plus recevoir mes messages, répondez STOP. », et appliquez-la le jour même.
- Tenez une liste d’opposition et vérifiez-la avant chaque envoi, y compris pour une nouvelle campagne des mois plus tard.
- Un « non merci » vaut opposition : arrêtez toute la séquence, pas seulement le prochain message.
Le détail des règles, avec les cas des adresses génériques et du téléphone, est dans notre guide prospection B2B et RGPD : ce que dit la CNIL. En cas de doute, reportez-vous aux fiches officielles de la CNIL citées en source.
Organiser vos relances sans en oublier
Pour chaque prospect, notez la prochaine action, sa date et le statut (sans réponse, intéressé, refus), et ouvrez ce suivi chaque matin.
Si vous partez de zéro, constituez d’abord un fichier propre en suivant notre méthode pour créer un fichier de prospection, puis complétez les coordonnées avec ce guide pour trouver l’e-mail et le téléphone d’une entreprise. LeadsIt peut aussi trouver les entreprises d’un métier dans une ville et afficher les e-mails et numéros que chacune publie sur son propre site, avec un CRM intégré pour planifier les relances. Si vous vendez des sites, la page dédiée aux créateurs de sites montre comment repérer les entreprises sans site, et notre article sur le prix d’un site vitrine vous aide à préparer la suite : le devis que vous relancerez.
Questions fréquentes
Combien de fois relancer un prospect qui ne répond pas ?
Trois relances après le premier e-mail suffisent pour un prospect qui ne vous connaît pas, réparties sur trois à quatre semaines. Ajoutez un appel si un numéro est publié, puis arrêtez après le dernier message.
Quel délai entre le premier e-mail et la relance ?
Trois à quatre jours ouvrés pour la première relance, puis environ une semaine entre les suivantes. Après un devis, laissez cinq jours ouvrés avant de relancer.
Faut-il garder le même objet pour un mail de relance ?
Pour les deux premières relances, répondez dans le même fil afin que le prospect retrouve votre premier message. Pour le dernier message, un nouvel objet clair donne une nouvelle chance d’être ouvert.
Que faire si le prospect demande de ne plus le contacter ?
Arrêtez toute la séquence le jour même, inscrivez-le sur votre liste d’opposition et vérifiez cette liste avant chaque futur envoi. C’est ce qu’attend la CNIL pour la prospection entre professionnels.
Sources
À propos de l’équipe LeadsIt
LeadsIt est une application web qui trouve les entreprises locales susceptibles d’acheter ce que vous vendez, avec les coordonnées qu’elles publient elles-mêmes. Nos articles s’appuient sur ce que nous observons dans le produit et sur les sources officielles pour tout ce qui touche au droit ; nous ne publions ni chiffres inventés ni promesses de revenus. À propos de LeadsIt