Comment décrocher des contrats de nettoyage : la méthode pas à pas

Décrocher des contrats de nettoyage en 8 étapes

1. Choisissez un type de client que vous savez bien servir, par exemple les bureaux, les cabinets médicaux ou les salles de sport, et un secteur à quelques minutes de votre base.
2. Dressez la liste de tous les établissements de ce type dans votre secteur, avec le téléphone, le site et l’e-mail que chacun publie, et notez les horaires d’ouverture et le nombre d’avis.
3. Appelez pour trouver le décideur (office manager, gérant du cabinet, gestionnaire de copropriété, responsable des services généraux) et demandez quand le contrat actuel se termine et ce qu’il changerait.
4. Proposez une visite : mesurez les surfaces, listez les types de pièces et de sols, notez la fréquentation, les horaires d’accès et les reproches faits au prestataire actuel.
5. Chiffrez à partir de la visite : estimez les heures de travail selon les surfaces et les tâches, ajoutez produits, matériel et frais de structure, puis votre marge, et ramenez le tout à un prix mensuel.
6. Envoyez un devis écrit sous un jour ouvré : cahier des charges par zone et par fréquence, prix mensuel, date de démarrage, attestations d’assurance, références et période d’essai si vous en proposez une.
7. Relancez selon un calendrier : un appel deux ou trois jours après l’envoi, puis avant la date de décision ; si le client reconduit son prestataire, notez la prochaine échéance dans votre CRM.
8. Une fois le contrat signé, faites un point qualité avec le client après les premières semaines, demandez une recommandation et servez-vous de ce site pour convaincre les établissements voisins.

Quels clients viser en premier

Une entreprise de propreté qui démarre signe plus vite avec des clients qui ont besoin d’un entretien régulier, décident localement et ne passent pas par un appel d’offres. Commencez par un seul type de client, apprenez ses attentes, puis servez-vous de vos premiers contrats comme références.

• Bureaux de PME et espaces de coworking : un ménage hors des heures de travail, plusieurs fois par semaine. L’office manager décide souvent seul.
• Cabinets médicaux, dentaires et vétérinaires : un nettoyage quotidien et rigoureux. Demandez la secrétaire ou le gérant du cabinet, pas un praticien.
• Salles de sport : sols, vestiaires et machines chaque jour. Les adhérents remarquent vite un ménage bâclé, ce qui ouvre la porte à un changement.
• Syndics de copropriété : halls, escaliers et parties communes. Un gestionnaire peut vous confier plusieurs immeubles.
• Crèches et écoles privées : un entretien fréquent là où sont les enfants. Parlez de vos produits et de vos contrôles dès le premier échange.
• Concessions automobiles et showrooms : vitrines, sols d’exposition et bureaux qui reçoivent du public toute la journée.

Constituer votre fichier de prospects

Votre liste fait tourner toute la méthode. Notez chaque établissement du type choisi dans votre rayon d’intervention, avec son adresse, son téléphone, son site et l’e-mail qu’il publie. Rester proche de votre base réduit les trajets entre deux sites, ce qui compte dès que vous tournez le soir.

Travaillez par secteur et par type de client, pas avec une longue liste mélangée. Soixante cabinets dentaires de votre département se prospectent plus facilement, avec un discours cohérent, que trois cents entreprises au hasard. Notez ce qui se voit de l’extérieur : de grands locaux, de longs horaires ou beaucoup d’avis signalent souvent plus de passage, donc plus d’entretien.

Consignez chaque appel : à qui vous avez parlé, qui décide, quand le contrat se termine, quand rappeler. La date d’échéance est l’information la plus précieuse que vous collectez : beaucoup d’établissements ne changent de prestataire qu’à ce moment-là.

Joindre la personne qui décide

L’accueil ne signe presque jamais. Posez une question courte : « Qui s’occupe du contrat de ménage chez vous ? » Puis demandez trois choses à cette personne : qui fait le ménage aujourd’hui, ce qu’elle aimerait améliorer et quand le contrat se termine. Ne donnez pas de prix au premier appel : visez la visite des locaux.

Appelez en dehors des heures chargées : milieu de matinée pour les bureaux, début d’après-midi pour les cabinets, fin de matinée pour les salles de sport. Chez les syndics, l’e-mail ouvre souvent la porte, puis un appel confirme. Passer sur place fonctionne aussi pour les commerces et les showrooms, en deux minutes, avec une carte de visite.

Chiffrer un devis de nettoyage

Chiffrez toujours après la visite, jamais à l’estime. Voici la méthode utilisée par la plupart des entreprises de propreté ; les chiffres de l’exemple sont une simple illustration, vos salaires, cadences et coûts seront différents.

Illustration : 500 m² de bureaux entretenus 5 soirs par semaine, avec une cadence de 250 m² à l’heure mesurée sur vos chantiers, demandent 2 heures par passage, soit environ 43 heures par mois. Multipliez par votre coût horaire chargé, ajoutez produits et frais de structure, puis votre marge : vous obtenez un prix mensuel que vous pouvez justifier ligne par ligne.

• Mesurez les surfaces à entretenir et séparez-les par type : bureaux, sanitaires, cuisine, circulations, sols qui demandent un soin particulier.
• Appliquez vos propres cadences (m² nettoyés par heure pour chaque type de surface), mesurées sur vos contrats actuels, pour estimer les heures par passage.
• Multipliez par le nombre de passages par mois et par votre coût horaire chargé : salaire, charges sociales, congés, en tenant compte de la convention collective de la propreté.
• Ajoutez les produits, les consommables fournis (sacs, papier, savon), l’usure du matériel et les temps de trajet.
• Ajoutez les frais de structure (administratif, véhicule, logiciels, encadrement) puis votre marge. Annoncez un prix mensuel et chiffrez à part les prestations ponctuelles comme la vitrerie ou le décapage des sols.

Ce que doit contenir votre devis

Un bon devis se lit en deux minutes et ne laisse aucune place au doute. Le client compare le périmètre autant que le prix, et une proposition vague perd face à une proposition claire.

• Un cahier des charges par zone et par fréquence (quotidien, hebdomadaire, mensuel), pour que chacun sache ce qui est compris.
• Le prix mensuel, ce qu’il inclut, et le tarif des prestations en plus (remise en état, shampooing de moquette, vitrerie).
• La date de démarrage, les horaires d’intervention, la gestion des clés et de l’alarme, et la personne à appeler en cas de souci.
• Votre attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et la façon dont vous recrutez et formez vos agents.
• Deux ou trois références comparables, et une période d’essai ou une clause de sortie simple pour rassurer le client qui change de prestataire.

Appels d’offres et marchés publics de nettoyage

Les marchés publics de nettoyage sont publiés sur le BOAMP, sur la plateforme PLACE pour les marchés de l’État et sur les profils d’acheteur des collectivités, des hôpitaux ou des bailleurs sociaux. Pour répondre, vous fournirez en général le DUME (ou les formulaires DC1 et DC2), vos attestations sociales et fiscales, vos assurances, des références et un mémoire technique qui décrit votre organisation, vos méthodes, vos produits et vos contrôles qualité.

Soyez lucide avant de vous lancer : un appel d’offre nettoyage demande du temps administratif, le prix pèse lourd dans la notation et les décisions prennent des semaines. Pour un auto-entrepreneur, les petits marchés à procédure adaptée et les marchés découpés en petits lots sont plus accessibles que les gros marchés ; la plupart des entreprises signent d’abord des contrats privés, puis répondent aux marchés publics avec des références.

La sous-traitance est une voie intermédiaire : les grands groupes de propreté qui remportent de gros contrats confient parfois une partie des sites à des entreprises locales. Présentez-vous comme partenaire, avec votre secteur, votre effectif et vos assurances. Les marges sont plus faibles, mais vous gagnez des références.

Plateformes de mise en relation ou prospection directe ?

Les plateformes envoient la même demande à plusieurs entreprises de nettoyage : vous vous battez surtout sur le prix, parfois pour des clients loin de vos tournées. La prospection directe demande plus de mise en place, mais vous choisissez le client, le secteur et le moment, et vous êtes souvent le seul devis sur la table.

Beaucoup d’entreprises combinent les deux : les plateformes pour combler les creux, une routine de prospection hebdomadaire pour regrouper des clients sur les mêmes tournées.

Assurances et obligations

Les clients professionnels demandent votre attestation de responsabilité civile professionnelle avant de signer. Pour tout contrat d’au moins 5 000 € HT, votre client doit aussi vérifier que vous êtes à jour de vos cotisations : il vous demandera l’attestation de vigilance URSSAF à la signature, puis tous les six mois. Ayez-la toujours à portée de main, avec votre extrait Kbis ou votre avis de situation au répertoire SIRENE.

Relancer et obtenir le renouvellement

La plupart des contrats ne se perdent pas sur le prix mais faute de relance. Rappelez deux ou trois jours après l’envoi du devis, puis avant la date de décision annoncée. Si la réponse est non, demandez quand le nouveau contrat se termine et programmez un rappel un ou deux mois avant.

Avec vos clients actuels, faites un point qualité après les premières semaines, puis avant l’échéance. Un client qui vous voit contrôler votre propre travail cherche rarement ailleurs, et vous recommande plus volontiers à l’immeuble d’à côté.

Modèles à adapter

Bonjour, [prénom] de [entreprise], entreprise de propreté à [ville]. Qui s’occupe du contrat de ménage chez vous ? … Merci. Puis-je vous demander qui assure l’entretien aujourd’hui, et à peu près quand le contrat arrive à échéance ? Nous entretenons des [type d’établissement] dans le quartier, et je peux passer voir vos locaux pour vous envoyer un devis écrit, sans engagement. Est-ce que [jour] matin vous conviendrait ?

Bonjour [prénom],

Merci pour la visite de [nom de l’établissement] ce matin. Comme convenu, vous trouverez notre proposition en pièce jointe. En résumé :
- Entretien [fréquence] de [zones], [horaires d’intervention]
- [prix mensuel] HT par mois, produits compris ; prestations ponctuelles chiffrées à part
- Démarrage le [date], avec un point qualité ensemble après deux semaines

Notre attestation d’assurance et deux références comparables sont jointes. Je reste disponible par téléphone pour toute question.

[prénom], [entreprise], [adresse], [téléphone]
Si vous ne souhaitez plus recevoir de messages de notre part, répondez simplement « non merci ».

Bonjour [prénom],

Lors de notre échange en [mois], vous m’indiquiez que votre contrat d’entretien se terminait en [mois]. Si vous le remettez en concurrence, je serais heureux de revoir vos locaux et de vous adresser un devis à jour. Nous entretenons désormais [nombre] [type d’établissement] dans le secteur.

Une visite de 20 minutes la semaine prochaine vous conviendrait-elle ?

[prénom], [entreprise], [adresse], [téléphone]
Répondez « non merci » et je ne vous écrirai plus.

Où LeadsIt vous aide

LeadsIt construit le fichier de l’étape 2 : cherchez un type de client, par exemple les cabinets dentaires ou les syndics de copropriété, dans une ville, et obtenez chaque établissement trouvé avec le téléphone, le site et les e-mails qu’il publie, puis travaillez la liste dans le CRM intégré avec notes et rappels. Première recherche incluse à l’inscription, sans carte bancaire ; ensuite des packs à partir de 5,90 €, sans abonnement, et les crédits n’expirent jamais.

Questions fréquentes